派遣依頼を承った後、HLCのメンバー（または事務局職員）と次の項目について打合せを行います。
- 団体名の確認
- 派遣日の確認
- 時間の確認
- イベント全体の時間と、HLCメンバーが実際にゲームなどをする時間
- 会場の確認
- 特に会場の大きさを教えてください。
- 子供会の構成（ゲーム内容の参考にします）
- 当日の参加人数
- 男女比
- 学年比
- 子供同士の仲の良さ（男子と女子が手をつなげるか、など）
- 子供会全体の雰囲気（おとなしい、活発など）
- 迎えの時間
- ふぁみりこらぼまで迎えに来ていただく時間
- メンバーが用意するもの
- 上履きなど必要なもの
- 子供会で用意していただくもの
- ゲームをする際に必要なもの。新聞紙やガムテープ、ゴミ袋などが多いです。
- HLCへの要望等
- ゲームをする上で注意してほしいことなど。
- 名簿の送り先
- 派遣に参加するメンバーを連絡いたします。電子メールのアドレスかFAX番号をお教えください。